Come Scrivere un Comunicato Stampa (Guida pratica)

Oggi le attività di Digital PR sono fondamentali per la diffusione mediatica di ciò che ci riguarda, dalla creazione di una nuova realtà commerciale al lancio di un evento. Per questo è fondamentale imparare come scrivere un comunicato stampa efficace che ti permetta di raggiungere quante più persone ed ottenere la maggiore visibilità possibile.

Di seguito troverai tutte le informazioni necessarie alla stesura di un comunicato di valore che possa essere utile alla tua realtà. I comunicati stampa sono infatti preziosi strumenti che ti permettono di:

• Fare Brand Awareness
• Ottenere backlink di valore

Cos’è un comunicato stampa?

I comunicati stampa, tanto quelli online quanto quelli cartacei, sono documenti redatti al fine di informare i giornalisti e i portali di settore riguardo una notizia importante e di qualità di cui potrebbero essere interessati a parlare all’interno dei loro articoli. Questa è la grande differenza fra comunicato e article marketing, ovvero la qualità dell’informazione proposta.

Un comunicato è un testo professionale, redatto con una precisa struttura e forma giornalistica, nel quale si annuncia un nuovo evento, una novità eclatante della vostra azienda o l’avvio di una nuova realtà. Insomma, informazioni che possano essere utili e interessanti tanto agli addetti stampa quanto ai lettori. Questo è un prezioso strumento capace di aumentare notevolmente la tua risonanza mediatica e diffondere la tua novità ma, ovviamente, deve essere redatto in maniera professionale.

Perché inviare un comunicato

Quello che otterrai dalla redazione di un comunicato stampa di qualità sono principalmente due benefici:

• Aumento notevole della diffusione mediatica della tua notizia, fondamentale per far conoscere ai più il tuo evento o la tua nuova realtà aziendale.
• L’acquisizione di un backlink di qualità da portali di nicchia e testate giornalistiche, in grado sia di aumentare il traffico in entrata al tuo portale sia di aumentare la link popularity e quindi migliorare il tuo posizionamento nelle serp.

Il comunicato è infatti uno strumento adatto a molte situazioni diverse e che si presta a scopi diversi. Sicuramente è un ottimo alleato nelle attività di posizionamento sui motori di ricerca, quanto in quelle di Digital PR e di brand management, ma può essere utilizzato anche da privati privi di una realtà online, associazioni e quant’altro.

Dove e a chi mandare un comunicato stampa

Hai lanciato un evento o avviato una nuova azienda, hai assunto un copywriter o un giornalista esperto per scriverti il comunicato e ora ti stai chiedendo dove pubblicarlo? Il documento dovrà essere inviato a destinatari altamente selezionati che possano essere realmente interessati alla tua notizia.

Niente spam, quindi non inviare il documento ad un pubblico eccessivamente grande e di scarsa qualità. Devi prestare grande attenzione nella scelta dei tuoi destinatari i quali più saranno in target più vi sarà la possibilità che siano interessati.

Rimane comunque importante selezionare un pubblico quanto più grande possibile, per aumentare le tue possibilità di pubblicazione. Non uscire mai, però, dalla tua nicchia. Puoi pubblicare in due modi diversi: o selezionando portali online che permettano l’inserimento di comunicati stampa di qualità (NON article marketing) oppure stilando una lunga mailing-list selezionando i contatti più interessanti.

Esempio: prendiamo il caso che tu abbia deciso di promuovere un nuovo evento riguardante il settore culinario, come può essere un “corso di cucina orientale”. A chi potresti inviare il tuo comunicato stampa? Probabilmente La Gazzetta dello Sport non sarà una realtà molto in linea con la tua informazione e difficilmente leggerà la tua mail.

Quello che devi fare è inviare il comunicato alle testate locali, le quali possono essere realmente interessate a pubblicizzare un corso che avviene nel loro territorio, per poi passare ai blog di cucina, influencer su Twitter e Instagram (il settore food ne è pieno), riviste di cucina e via dicendo. Oltre questo ti consiglio alcuni portali affidabili dove pubblicare comunicati stampa gratuitamente:

• Giorgio Tave Comunicati Stampa

Ora ti basta esportare la tua lista di contatti e inviare il tuo comunicato stampa via mail, e il gioco è fatto.

Come scrivere un comunicato stampa

Innanzitutto il comunicato deve rispecchiare quattro caratteristiche fondamentali:

1. Dev’essere professionale e affidabile fin dal titolo.
2. Il testo deve essere scritto correttamente e deve argomentare in maniera esaustiva ogni aspetto della notizia, senza però divenire prolisso ed eccessivamente lungo.
3. Deve avere una formattazione testuale leggibile, con elenchi puntati e paragrafi che facilitino la lettura all’addetto stampa.
4. All’interno vi devono comparire i link nei quali il giornalista/blogger e il futuro lettore possano approfondire l’argomento.

La stesura di un comunicato non è un’operazione molto creativa, poiché si deve seguire una chiara struttura ed utilizzare un lessico adeguato e professionale, cercando di rimanere il più oggettivi possibili. Non vi devono essere auto-celebrazioni ma raccontare i fatti in maniera chiara ed esaustiva.

1. L’intestazione: titolo e sottotitolo

Ci sono molte regole che deve rispettare l’intestazione di un comunicato, per essere apprezzato e non venire cestinato al primo sguardo. Innanzitutto dev’essere breve ed incisivo, senza perdersi in tanti giri di parole. Dev’essere scritto in forma attiva e può essere scritto in maiuscolo e in grassetto. E’ poi fondamentale che compaia il sottotitolo, quello che nel giornalismo viene definito occhiello, ovvero una breve riga che argomenti in maniera più esaustiva il titolo, facendo uso delle 5W.

2. Incipit/introduzione

Subito dopo i due titoli è fondamentale iniziare il corpo del comunicato riportando il luogo, anche se già evidenziato nell’intestazione, e la data. Nell’intestazione la notizia deve essere riportata in modo sintetico e chiaro, espandendo le 5W ma senza riportare tutte le risposte, altrimenti non saprai più di cosa parlare nel restante corpo del testo.

Tieni a mente una verità importante, ovvero che molti professionisti che si occuperanno della lettura dei tuoi comunicati, NON leggeranno oltre queste prime 2-3 righe. Devi riuscire a fare subito una buona impressione. Tre parole, quindi, da tenere a mente nella strutturazione di queste prime righe: chiarezza, sinteticità e incisione

3. Il corpo del comunicato

Qui potrai andare a riportare tutte le informazioni aggiuntive che espandono ulteriormente le cinque domande e che danno valore al tuo CS. Ti do alcuni semplici consigli per scrivere un comunicato efficace:

• La paragrafazione è indispensabile. Non creare il cosiddetto “muro di parole” ma un testo strutturato correttamente che sia di facile lettura e scorrevole
• Utilizza la prima persona, riporta interviste e dialoghi. Spesso si creano comunicati eccessivamente seri, fino a farli diventare completamente anonimi e freddi. Un po’ di cuore, di persuasione ed emozione è necessaria. Un giornalista non si lascerà certo sfuggire un’occasione ghiotta come una notizia in grado di emozionare il lettore. Utilizza quindi il virgolettato per riportare conversazioni ed interviste.
• Sfrutta la tecnica della piramide rovesciata, la nozione più applicata nel web writing e nel giornalismo che consiste nello scrivere tutte le informazioni più importanti all’inizio, per poi passare agli approfondimenti e, alla fine, alle curiosità e conclusioni.

4. Informazioni per contattarvi

Non dimenticarti mai di riportare sul tuo comunicato i contatti grazie ai quali gli addetti potranno raggiungerti per chiederti ulteriori informazioni. Capita spesso che, ad esempio, un giornale interessato ad un tuo comunicato ti contatti per poter avere maggiori informazioni e stilare un articolo migliore e più dettagliato.

Questo paragrafo può essere posto all’inizio o alla fine del comunicato ed è importante che riporti ogni informazione possibile, come mail, numero di telefono, nome del curatore, nome dell’azienda e link al sito web. Senza questi dati ti potresti giocare la possibilità di venire pubblicato, quindi fai attenzione.

5. Revisione del comunicato

Aspetta, vacci piano amico. Prima di pensare ad inviare il tuo comunicato è sempre meglio procedere con un’accurata revisione del testo e di tutte le sue parti, per assicurarsi che non vi siano errori che possano interferire con la pubblicazione dello stesso. Vediamo le cose da controllare:

• Forma, grammatica e sintassi sono sicuramente i primi elementi da tenere in considerazione in un contesto del genere quindi assicuratevi che sia scritto nella forma migliore possibile e che non vi siano presenti errori. Tieni in considerazione di contattare qualcuno che si occupi di proofreading, ovvero correzione bozze, o che scriva l’intero comunicato al tuo posto, per assicurarti la maggiore probabilità di pubblicazione.
• Immagini e loghi devono sempre essere presenti, essere di qualità ed essere ottimizzati per la SEO in caso di pubblicazione su quotidiani online e blog. La presenza delle immagini sarà fondamentale per varie ragioni. Dapprima, come abbiamo già detto, gli addetti non hanno tempo da perdere quindi avere immagini di qualità già sottomano sarà per loro un grande vantaggio. Dall’altra è probabile che, in assenza di esse, vi verrà chiesto di allegarle in un’altra mail, con conseguente perdita di altro tempo. Mandatele subito e assicuratevi della loro buona qualità.
• Assicuratevi che la vostra notizia sia adatta alle realtà che state contattando e che sia messa ben in evidenza e che sia ben definita.
• Se stai realizzando un comunicato da inviare ad un sito online assicurati di aver tenuto in conto tutti i fattori SEO, dall’ottimizzazione del testo all’inserimento dei tag e dei link.

Come inviare il comunicato

Quando avrai finalmente steso il tuo comunicato dovrai finalmente pensare ad inviarlo a chi di dovere e, proprio in questo contesto, sorge l’ennesimo dubbio, ovvero in che modo farlo. Meglio un file word o un PDF? Meglio inviare il CS in allegato o direttamente nel testo della mail?

Personalmente credo che l’inserimento del comunicato all’interno del testo della mail possa essere più efficace rispetto ad un allegato. Questo è valido particolarmente quando si invia a quotidiani e a siti di comunicati, dove gli addetti ricevono decine e decine di CS al giorno e, quindi, preferiscono avere il testo direttamente sott’occhio, senza dover aprire e scaricare documenti.

Esempio di comunicato stampa

Qui puoi scaricare un esempio molto semplice di comunicato stampa. Questo è stato scritto per svago, in circa 15 minuti, al fine di mostrare praticamente i vari passaggi.

Ciononostante, il comunicato, che è stato inviato seguendo le direttive sopra consigliate, ha fruttato una pubblicazione su un quotidiano della zona: Comunicato Stampa – Lancelot Copywriting. L’articolo, che puoi leggere qui, ha avuto una grande diffusione mediatica e mi ha permesso di ottenere molti clienti e molta visibilità. Quindi, se te lo stai chiedendo, si, i comunicati sono ancora oggi uno strumento di marketing molto efficace: bastava avere qualcosa da dire e sapere come dirlo.

Se questo articolo ti è piaciuto e l’hai trovato utile fammelo sapere qui nei commenti e per qualsiasi informazione e domanda sarò più che felice di aiutarti. Alla prossima ?